Datos importantes para lograr una reunión de seguimiento exitosa:
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Datos importantes para lograr una reunión de seguimiento exitosa:
- Planifique el encuentro e informe al equipo.
Informar con suficente anticipación la realización de ésta.
Es preferible via email personal con la siguiente información:- Lugar
- Día
- Hora
- Temas a tratar
- Duración de la reunión.
- Invitación a proponer un tema que no esté agendado.
- Exija la puntualidad de los asistentes.
- Siempre deje establecido que se va a tratar sobre ideas y no sobre personas.
- Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar.
- Acote los temas según lo agendado.
- El primer punto a tratar siempre será la presentación del reporte de los indicadores de desempeño, este punto no puede tomar más del 10% del tiempo agendado para la reunión.
- Presentar lista de las cinco debilidades y fortalezas más importantes del equipo
- Se debe presentar un cuadro de logros y fracasos.
- Es importante tener una lista de personas que piden la palabra y anotarlos para que participen en el orden anotado.
- A cada participante se le puede dar hasta un minuto para que haga su exposición, sólo podrá excederlo si el grupo está de acuerdo.
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Evite los monólogos.
Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor.
Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro.
Para ello, deberá tener pleno conocimiento de las inquietudes de los asistentes, pauteadas con anterioridad, y evitar ser agresivo al momento de exponer y obstinarse con sus propias ideas.“Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar atento a los estados de ánimo de los participantes, que sepa interpretar la comunicación no verbal de los asistentes, saber cuándo debe intervenir para detener una discusión entre los participantes, cuándo debe iniciar la revisión de otro punto de la agenda y ser también una persona asertiva”, dice Dieck.
Dar cabida a que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista, enriquecerá el encuentro y hará que éste no se vuelva monótono y aburrido. - Prevenga la formación de bandos entre los asistentes.
- Tome nota de los temas tratados en la reunión.
Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes.
Que el expositor tome nota, demuestra además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena.
Para no derrumbar lo construido, lo ideal será que luego del encuentro, el expositor envíe a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha.
La idea es no crear falsas expectativas y hacer efectivos los acuerdos.
La justificación y reiteración de lo discutido, demostrará el interés y la concordancia de las partes, generando lazos de confianza entre las mismas. - Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunión de trabajo
que desea realizar irá perfectamente
encaminada.
Es necesario, eso si, esmerarse porque la cita no sea un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos los asistentes.
Sólo así podrá concretar los objetivos que lo llevaron a organizar el encuentro, y su equipo no tendrá las ansias de mirar el reloj y desear que las horas pasen rápidamente. - Enviar por email grupal el resumen de los resultados con las decisiones tomadas y las nuevas metas del equipo.
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